Veja como montar um sistema de atendimento WhatsApp e quais são seus benefícios

Software gerenciamento WhatsApp

O mercado exige que as empresas sejam mais flexíveis e alinhadas com as demandas de seus clientes. Não à toa, a adoção de soluções como um sistema de atendimento WhatsApp pode ser vista como o passo básico para o negócio ter mais conexões com o seu consumidor. Além disso, essa abordagem reduz custos e melhora a competitividade do negócio.

É ainda melhor quando esse trabalho é otimizado a partir do uso de um software de gerenciamento de WhatsApp. Essa é a principal maneira de garantir melhores resultados para as suas operações.

O WhatsApp é o aplicativo de mensagens mais popular do mundo. Ele já ultrapassou a marca de 2 bilhões de usuários, estando instalado em 99% dos celulares do Brasil. Com tanta gente utilizando o serviço, é natural que as empresas precisem se adequar a essa realidade.

Quer saber mais sobre o tema e como montar o seu próprio sistema de atendimento WhatsApp? Então veja o post a seguir!

O que é o atendimento via WhatsApp?

O atendimento de clientes pelo WhatsApp utiliza a API oficial do WhatsApp para gerenciar a interação com consumidores. Esse aplicativo traz uma série de recursos para tornar a gestão do relacionamento mais automatizada e prática. Algumas delas, como as soluções de automatização, inclusive, não estão no app voltado para usuários domésticos.

Levar o seu atendimento para o WhatsApp é algo capaz de aprimorar a qualidade das suas interações com os seus clientes. Ele é o aplicativo de troca de mensagens mais utilizado no Brasil e é bastante vantajoso que a sua empresa esteja presente onde os seus clientes estão.

Ao contar com um perfil corporativo no WhatsApp, o seu público terá a confiança e segurança de que está falando com o seu time de atendimento. Ele poderá receber respostas instantâneas e consultar informações sobre o seu negócio diretamente pela tela do contato. O suporte ao envio de mensagens de áudio e anexos é algo que aprimora ainda mais o processo.

Por fim, vale a pena saber que esse trabalho pode ser otimizado a partir de um software de gerenciamento de WhatsApp. Esse tipo de solução se encarrega de agilizar os seus processos e oferecer a estrutura que você precisa para extrair excelentes resultados dessa iniciativa.

Quais os benefícios que essa estratégia traz para a empresa?

Implementar o atendimento por um software de gerenciamento de WhatsApp traz grandes benefícios para o seu negócio. A contratação desse tipo de solução será determinante para os seus bons resultados, além de equilibrar o terreno em relação aos seus concorrentes, que certamente já trabalham com essa estrutura.

Quer saber mais? Então, confira a seguir os principais benefícios de usar um software de gerenciamento de WhatsApp!

Redução de custos

O uso do WhatsApp como ferramenta de atendimento ao cliente também proporcionará uma boa redução de custos em sua empresa. Pense em todos os gastos com meios tradicionais de contato, como o telefone; a troca por um sistema digital possibilita minimizar esse custo e não exige um aumento no seu número de atendentes.

Flexibilidade para o dia a dia

A tecnologia é uma grande aliada dos seus processos do dia a dia. Você pode torná-los mais flexíveis com a ajuda do atendimento via WhatsApp. Por ser um meio de contato digital, ele pode ser conectado a outras soluções para integrar seus processos e potencializar novas facilidades para os seus clientes.

Fidelização de consumidores

Contar com uma estrutura eficaz é algo sempre saudável para a fidelização de seus clientes. O atendimento via WhatsApp é uma facilidade bastante atrativa, já que oferece comodidade e praticidade para seus consumidores. Portanto, será um fator decisivo para aumentar as chances de receber novos negócios dessas pessoas.

Agilidade nos processos corporativos

Ao ampliar as possibilidades com o seu atendimento via WhatsApp, também é possível agilizar os seus processos. Isso se deve principalmente à integração desse meio digital com outras soluções, o que permite enviar e receber informações de forma instantânea, contratar e cancelar serviços, modificar aspectos do produto do cliente, entre outros.

Ganho de disponibilidade

Por proporcionar atendimentos mais rápidos, o WhatsApp também gera um ganho de disponibilidade para a sua equipe. Isso será fundamental para um aprimoramento da eficácia desses contatos e também para que diminua o tempo de espera de seus clientes. O impacto direto de tudo isso é uma maior qualidade em suas interações.

Nexus

 

Quando adotar uma estratégia de atendimento via WhatsApp?

Agora é o momento certo para rever a sua estratégia de atendimento ao cliente e integrar o WhatsApp a esse processo. O consumidor moderno quer obter respostas rápidas e usar o aplicativo de sua preferência para se comunicar com as empresas. Ao tomar essa decisão, você também estará nivelando o terreno em relação aos seus concorrentes.

Um software de gerenciamento de WhatApp pode ser utilizado por negócios de qualquer perfil. A API oficial é indicada para empresas de médio e grande porte, bastando que a empresa verifique a adesão desse aplicativo no dia a dia dos seus clientes. Afinal, o mais importante para uma companhia é ter serviços moldados conforme as demandas de seu público-alvo.

No mercado atual, as empresas que atingem sucesso são aquelas que adotam estratégias inovadoras e flexíveis. Além disso, o foco no relacionamento com clientes é fundamental. Isso permite à empresa ter mais habilidade para fidelizar o seu público-alvo e, da mesma forma, garantir mais vendas a médio e longo prazo.

Fique de olho nos seguintes sinais para saber o momento de tomar uma decisão a favor do atendimento via WhatsApp:

  • está cada vez mais difícil dar conta do volume de atendimento da empresa;
  • reclamações e críticas dos clientes são comuns;
  • demoras e atrasos são comuns no atendimento;
  • existe burocracia e processos demais na entrega de soluções aos clientes;
  • é comum que os consumidores busquem atenção da sua empresa em canais onde ela não está presente;
  • os seus concorrentes não aparentam ter esses mesmos problemas que você.

Como estruturar um processo de atendimento via WhatsApp?

Para começar a utilizar um sistema de atendimento WhatsApp, os passos são simples. A API oficial do aplicativo permite a sua integração com outras soluções de atendimento. Isso mudará profundamente a relação do negócio com a ferramenta, uma vez que o número de dados e possibilidades crescerá rapidamente.

Ao contrário do WhatsApp for Business, um software de gerenciamento de WhatsApp que utiliza a API do serviço pode se aproveitar da integração, por exemplo, com um chatbot. Ela torna o atendimento mais automatizado e econômico.

Além disso, ao unificar o CRM interno com o serviço, a companhia poderá manter o suporte centralizado e evitar erros nos processos de atendimento. Dessa forma, será possível armazenar e consultar informações de clientes específicos e, assim, personalizar os contatos baseando-se nas características deles.

A seguir, confira os passos essenciais para implantar um processo de atendimento utilizando um software de gerenciamento de WhatApp:

  • avalie quais são as necessidades e demandas da empresa;
  • consulte os recursos oferecidos pelas soluções;
  • capacite a sua equipe de atendimento para a nova realidade;

Quais estratégias de atendimento via WhatsApp podem ser implementadas?

Apesar de usar o WhatsApp como método de atendimento ao cliente ser altamente benéfico, é necessário adotar as estratégias certas para extrair o máximo dessa possibilidade. Para que a sua abordagem possa realmente agregar valor aos seus clientes, é necessário planejar muito bem as suas estratégias.

Conheça a seguir os passos essenciais para implementar estratégias de atendimento via WhatsApp em sua empresa:

Elabore um script completo

É possível agilizar ainda mais o seu atendimento e aprimorar a qualidade dele ao utilizar scripts, ou roteiros. Neles devem estar previstos os principais tipos de contatos que costumam chegar e as respostas e processos mais apropriados para lidar com eles. Esse documento deve estar sempre em crescimento, sendo atualizado conforme novas tendências são percebidas pela equipe. Isso também será decisivo para minimizar as chances de erros e demora nas respostas.

Treine a sua equipe

O trabalho com atendimento via WhatsApp requer uma atualização nos conhecimentos e experiências da sua equipe. Um rápido treinamento é tudo o que você precisa para que todos se capacitem para atuar dessa nova forma sem impactos na produtividade e eficácia do time. O foco deve ser na abordagem de boas práticas no atendimento dessa ferramenta e em ensinar a usar o software.

Divulgue esse canal

De nada adianta oferecer um ótimo serviço como o atendimento via WhatsApp se ele não é divulgado. Certifique-se de usar os seus canais de comunicação para anunciar essa possibilidade usando uma linguagem simples de entender e adaptada ao perfil do seu público. Também é importante incluir o WhatsApp na página de contato do seu site.

Use ferramentas autorizadas

Existem diferentes programas não oficiais que oferecem a possibilidade de enviar mensagens em massa para seus contatos. O uso desses programas é proibido pelo WhatsApp e este é um dos principais meios usados para identificar e bloquear contas infratoras. O investimento em abordagens como o sistema de atendimento WhatsApp, portanto, deve ser visto como um passo crítico para ter um bom contato com o seu cliente.

Ofereça atendimento omnichannel

Além de implementar o atendimento via WhatsApp em sua empresa, considere também trabalhar com o modelo omnichannel. Com ele, a ideia é unificar as informações de contato em uma única plataforma com gestão integrada, o que é capaz de aumentar a satisfação dos seus clientes e ajudar a entregar maior qualidade a eles.

Fique de olho nos dados

Outro benefício de usar processos digitais em sua empresa é poder visualizar dados relacionados ao número de atendimentos, tempo médio de demora e outras métricas. Esses indicadores devem servir como norteadores para as suas decisões, então certifique-se de ficar de olho neles e acompanhar como eles variam ao longo do tempo.

Implantar um software de gerenciamento de WhatApp em sua empresa é uma ótima forma de transformar esse aplicativo tão usado em um poderoso recurso de atendimento ao cliente. Aproveite as dicas deste artigo para saber por onde começar e, assim, passar a aproveitar os bons resultados que essa decisão trará para a sua empresa.

O que achou dessa possibilidade? Entre em contato conosco para saber como trazer uma solução de software de gerenciamento de WhatsApp para a sua empresa!

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