Back office: entenda o conceito e como transformar os resultados do seu negócio

o que é back office

Você sabe o que é back office? Para garantir a qualidade das rotinas internas, uma empresa pode manter diferentes rotinas de controle. A criação desse tipo de setor, porém, é uma ótima alternativa para manter uma performance contínua em todas as áreas.

O back office trabalha lado a lado com as equipes internas verificando falhas e corrigindo problemas. Investir na criação de uma equipe com esse perfil melhora o fluxo de trabalho e reduz erros. Desse modo, a empresa poderá garantir mais qualidade para o seu dia a dia e mitigar problemas que possam impactar os seus resultados a médio e longo prazo.

Quer saber mais sobre o tema e o que é back office? Então continue a leitura!

O que é back office?

O back office é uma área da empresa voltada para trabalhar com a gestão e o apoio a processos do negócio. Essa área geralmente está ligada a serviços indiretos e que auxiliam os times que estão focados no core business. Por isso, não deve ser confundida com o front office, que são os setores que lidam diretamente com os produtos e serviços que são prestados aos clientes.

Em uma operadora de telefonia, por exemplo, o back office pode trabalhar como uma área de apoio aos técnicos de instalação de contratos. Ele terá como responsabilidade rotinas como a correção de contratos e a verificação da disponibilidade de algum serviço. Deste modo, será mais fácil atender a demandas rapidamente.

Por que o back office é importante?

O back office, como apontamos, é uma área do setor que normalmente não tem contato direto com o cliente. Mas nem por isso ele deixa de ter um papel de destaque nos resultados da companhia. O seu trabalho é fundamental para que as equipes do front office possam ser mais eficazes e ágeis.

Afinal de contas, o back office evita que falhas sejam ignoradas ou que gargalos ocorram. Trabalhando ao lado de outras equipes, ele pode tornar o fluxo de trabalho mais organizado e inteligente. Deste modo, toda a companhia terá sempre o foco nos fatores que possam gerar boas receitas a médio e longo prazo.

Como melhorar a gestão do seu back office?

Conforme vimos, o back office é um setor que pode ter um papel de destaque nos resultados da empresa. Mas, além de saber o que é back office, o gestor também deve estar preparado para manter o time com um bom funcionamento. Ou seja, medidas de gestão devem ser aplicadas para reduzir falhas no fluxo de trabalho e garantir alta produtividade.

Veja a seguir cinco passos que podem ser adotados com esse fim!

Invista em uma documentação robusta

O time de back office só consegue executar o seu trabalho com qualidade se ele contar com as ferramentas necessárias. Por isso, o investimento em uma documentação deve ser feito com cuidado. Afinal, são estes os documentos que serão utilizados pelos profissionais para avaliar procedimentos e decisões.

Uma boa documentação é clara, precisa e abrangente. Ela deve passar por todas as rotinas, das mais básicas às relacionadas com o core business. Além disso, necessita ser acessível a cada profissional.

A documentação precisa ter as orientações para auxiliar os times a corrigirem problemas. Além disso, deve ser atualizada continuamente. Desse modo, ela dará o apoio necessário para os times de suporte fazerem o seu trabalho com qualidade.

Acompanhe as tendências da área

O trabalho de qualquer equipe se torna mais eficiente se a empresa tem a habilidade de implementar estratégias modernas. No back office, não é diferente. Saber as novidades da área pode ser uma ótima forma de tornar o trabalho dos profissionais mais inovador e inteligente.

Acompanhar as tendências da área de back office permite ao gestor conhecer novas metodologias e tecnologias. Elas poderão ser incorporadas ao dia a dia da equipe para tornar o fluxo de trabalho mais integrado e colaborativo. Dessa maneira, o impacto dos investimentos será mais robusto e capaz de gerar resultados mais inovadores a médio e longo prazo.

Tenha um fluxo de trabalho flexível

A flexibilidade também pode gerar bons impactos no time de back office. Profissionais que podem trabalhar com alta mobilidade, por exemplo, cumprem prazos em menos tempo. Além disso, podem se manter integrados ao dia a dia da equipe sempre.

Por isso sempre invista em novas tecnologias, como a computação na nuvem. Elas tornam o acesso a softwares e dados relevantes mais prático e seguro. Mesmo que o profissional esteja em um local diferente do seu tradicional, ele conseguirá entregar resultados para a equipe, corrigindo erros ou demandas existentes.

Adote indicadores de performance

Todo time de qualidade consegue se manter produtivo mesmo quando há muita demanda. Mas, em vários cenários, a capacidade de aproveitamento de recursos pode cair. Nessas horas, ter mecanismos para identificar problemas de produtividade é fundamental para corrigir rapidamente gargalos.

O uso de métricas de performance é uma das escolhas que a empresa pode fazer. Manter indicadores facilita o acompanhamento de prazos e a existência de falhas. Além disso, permite aos gestores encontrar a origem de falhas e os caminhos certos para moldar os processos da melhor maneira possível.

Treine os seus profissionais regularmente

As rotinas e padrões de uma empresa podem mudar rapidamente. Nessa hora, o time de back office deve estar preparado. Afinal de contas, se os seus conhecimentos não forem atualizados, a qualidade do seu trabalho será prejudicada.

Por isso é importante manter treinamentos regulares. Eles podem ser adotados tanto para auxiliar na divulgação de rotinas quanto para alinhar habilidades. Desse modo, o time poderá trabalhar de uma maneira uniforme.

Profissionais de qualquer empresa podem cometer pequenos erros. Em geral, para impedir que as falhas afetem os prejuízos, múltiplas estratégias são adotadas. Há negócios que, por exemplo, investem em mecanismos de controle e mensuração de qualidade.

A criação de um time de back office é uma das medidas que podem ser adotadas com esse fim. Este time trabalhará na retaguarda das equipes, corrigindo problemas e verificando dados. Desse modo, os processos podem aumentar a sua qualidade e serem otimizados facilmente.

Mas, tão importante quanto saber o que é back office é ter rotinas de gerenciamento do fluxo de trabalho eficientes. Com bons processos de gestão e as ferramentas adequadas, a empresa pode maximizar a performance desse setor. Desse modo, as equipes da área conseguirão prestar um apoio de alta qualidade, livre de erros ou gargalos que possam prejudicar a qualidade do seu trabalho.

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