Como o histórico de atendimento ao cliente pode impulsionar sua gestão?

histórico de atendimento ao cliente

Conforme a concorrência aumenta, as empresas precisam encontrar cada vez mais novas formas de impactar o público de forma positiva e aprender mais sobre ele. Uma excelente solução que satisfaz essas duas necessidades é a implementação de um histórico de atendimento ao cliente.

A imagem clássica de uma central de atendimento ao cliente com vários atendentes falando ao telefone e o consumidor esperando horas até uma solução efetiva é algo ultrapassado. Conforme a tecnologia evoluiu, foram surgindo formas de tornar esse processo muito mais sofisticado.

Trabalhar com um histórico de atendimento ao cliente permitirá entender melhor o perfil dessas pessoas e apresentar as soluções que elas precisam com maior eficácia e rapidez. Essa ferramenta será fundamental para ampliar a satisfação de seu público e para a sua empresa sair na frente dos concorrentes.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

O que é um histórico de atendimento ao cliente?

O histórico de atendimento ao cliente envolve armazenar contatos anteriores do seu público nos canais de interação com a sua empresa para que possam ser consultados e usados de referência no futuro.

Podendo ser feito de maneira manual ou com a ajuda de um software especializado, o histórico de atendimento ao cliente é acessível a todos os integrantes da equipe que lidam com a interação com o público. Dessa forma, esses profissionais podem sempre contar com todas as informações que precisam ao fazer o atendimento ao cliente.

O registro no histórico de atendimento ao cliente é feito durante ou após a interação com o público. Essas informações também podem incluir dados como nome, assunto, data de abertura e resolução, entre outros.

Adotar a prática de manter esse histórico em uma empresa é algo altamente valioso. Trata-se de um mecanismo que possibilita acessar uma série de vantagens, quando ele é executado da maneira correta.

Por que é importante investir em um histórico de atendimento ao cliente?

Trabalhar com um histórico de atendimento ao cliente em sua empresa é algo que pode trazer uma série de benefícios para ela. Sendo um diferencial competitivo valioso, vale a pena conhecer todas as vantagens e como elas podem influenciar positivamente na forma como o seu negócio funciona no contato com o seu público.

A seguir, você confere uma lista com as principais vantagens de investir nesse histórico em sua empresa!

Definição de guidelines

Para que o atendimento ao cliente da sua empresa tenha qualidade, ele precisa seguir um padrão. Não faz sentido que um atendente chegue à solução de uma forma e outro siga por um caminho totalmente diferente. Isso tem um impacto na percepção do cliente sobre a sua empresa, além de significar uma ineficiência em seus processos.

Trabalhar com um histórico de atendimento ao cliente permite que você possa se basear em interações anteriores para estabelecer padrões a serem seguidos no futuro. Enxergá-las dessa forma também ajudará a otimizar a entrega de soluções a quem procura contato com a sua empresa.

Entendimento sobre o público

Entender melhor as principais dificuldades e necessidades do seu público é fundamental para estruturar os seus processos e aprimorar as suas soluções. O histórico de atendimento ao cliente é uma excelente fonte para basear as suas análises e, assim, aprender mais sobre quem é o seu público.

A partir desse conhecimento, você poderá aprimorar os seus processos, os seus produtos e até desenvolver estratégias voltadas a fidelizar essas pessoas como clientes. Afinal, ter mais informações sobre seu público-alvo é sempre valioso.

Acesso a relatórios analíticos

O registro de informações a respeito dos atendimentos feitos pela sua empresa também possibilita aprender mais sobre como eles estão sendo realizados. A partir dessas análises, você pode encontrar oportunidades de melhorias que proporcionem resultados superiores à sua empresa.

Isso se dá por meio do acesso a relatórios analíticos, geralmente oferecidos por softwares especializados em armazenar o histórico de atendimento ao cliente. Você poderá analisar indicadores como tempo médio de atendimento, horários com mais e menos demanda, integrantes do time com melhor produtividade, entre outros.

Como adotar o histórico de atendimento ao cliente na empresa?

Para que seja possível aproveitar os benefícios trazidos pelo histórico de atendimento em sua empresa, é fundamental que a implementação dele seja correta. Isso significa ter atenção a algumas boas práticas que garantem o bom funcionamento dessa ferramenta.

Confira a seguir tudo o que você precisa fazer para adotar o histórico de atendimento ao cliente em seu negócio da forma correta.

Invista na capacitação da equipe

Introduzir um novo processo na rotina de suas equipes sem o devido treinamento pode comprometer as suas chances de sucesso com ele. Portanto, certifique-se de organizar um treinamento focado em como lidar com o histórico de atendimento ao cliente em todas as fases do contato.

Esse momento também deve servir para deixar claro para as suas equipes o quão valioso é esse recurso. Dessa forma, não restarão dúvidas sobre a importância de utilizá-lo no dia a dia.

Conte com a ajuda da tecnologia

O histórico de atendimento tem várias funcionalidades capazes de auxiliar nos processos da sua empresa. Dessa forma, fica mais fácil compartilhar as informações contidas nele, fazer referências a determinados registros e mantê-lo seguro contra vazamentos e perdas.

Essas soluções são ideais para modernizar todo o seu setor de atendimento ao cliente. Tendências como o omnichannel são apenas um exemplo das funcionalidades disponíveis, bastando escolher aquela que melhor satisfaz as suas necessidades.

Aprenda com seus registros

Você viu acima como o acesso a relatórios analíticos é um dos benefícios de ter um histórico de atendimento ao cliente em sua empresa. Essa vantagem deve ser bem aproveitada pelo seu time estratégico para detectar oportunidades de melhorias e erros a serem solucionados.

Afinal, é essencial ter como aprender com os seus atendimentos anteriores. Senão, você e suas equipes continuarão atuando no escuro, sem contar com um rumo em direção ao sucesso.

Contar com um histórico de atendimento ao cliente em sua empresa é uma decisão certeira para aprimorar a forma como ela interage com o público. Os consumidores estão cada vez mais exigentes, podendo optar por seus concorrentes assim que uma oferta mais humanizada e próxima se apresentar. Portanto, aproveite as informações do artigo e faça as mudanças necessárias em seu negócio.

Quer ajuda para viabilizar esse processo de transformação em seu atendimento ao cliente? Acesse o nosso site e entre em contato conosco.

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