Segurança no atendimento: qual a importância e como priorizar?

segurança no atendimento

Empresas que realizam atendimento ao cliente em larga escala precisam especialmente priorizar a segurança no atendimento em relação a informações. Isso porque vazamento, perda ou compartilhamento indevido de dados de cliente têm mais chances de ocorrer quando a organização tem muitos colaboradores e alto volume de clientes cadastrados.

Felizmente, hoje em dia é possível encontrar práticas e tecnologias que ajudam a garantir a proteção de dados. Usar uma plataforma onmichannel e criar normas de acesso são algumas das ações necessárias.

Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe este texto e conheça os motivos de investir em segurança no atendimento e como fazer isso. Também perceba como uma empresa especializada pode oferecer uma solução fácil para esse processo. Confira!

Razões para investir na segurança no atendimento

Maior confiança do cliente à empresa

Se durante um atendimento o cliente suspeitar que as informações que ele fornece a empresa não são tão seguras, certamente ele não vai fechar negócio. Afinal, ninguém quer que dados pessoais fiquem circulando por aí sem autorização prévia.

No entanto, por outro lado, se a empresa demonstra que protege os dados de clientes de maneira correta é possível que o relacionamento entre consumidor e empresa seja fortalecido.

Isso é muito importante pois permite a fidelização dos clientes e também coloca a empresa em vantagem competitiva em relação a outras no mercado. 

Manter o controle de acesso

Mesmo que o objetivo é manter uma alta proteção dos dados é inevitável que os colaboradores da empresa tenham acesso aos dados do cliente. Afinal, esses dados servem de parâmetro para realizar um atendimento que considera a jornada do consumidor. Mas esses dados não podem ser abertos sem nenhum critério.

Quando a empresa articula maneiras de garantir a segurança no atendimento ela faz com que o controle dos dados seja facilmente rastreado. Em outras palavras, quando há um sistema seguro é possível verificar qual colaborador cometeu algum erro, como o compartilhamento indevido de dados. 

Evitar roubo de dados

Um dos principais motivos para uma empresa garantir a segurança no atendimento é evitar o roubo de dados. Hoje em dia, existem crimes virtuais que conseguem captar informações de clientes e que podem utilizar esses dados para fins ilegais. 

Sendo assim, quando uma empresa apresenta segurança no atendimento ela se mantém afastada da possibilidade de crimes de roubo de dados. 

Maneiras de manter a segurança no atendimento

Adote o controle de acesso

Para garantir a segurança dos dados durante um atendimento, uma das maneiras mais fáceis é instaurar um sistema de controle de acesso. Esse método faz com que determinado colaborador tenha a permissão para usar informações que dizem respeito apenas ao seu setor de trabalho.

Isso evita, por exemplo, que um colaborador tenha acesso a um banco de dados de um cliente e por algum motivo delete a informação. É importante destacar que, quanto menos pessoas tiverem acesso aos dados, maior será a efetividade do controle de acesso

Desenvolva normas de confidencialidade

No relacionamento entre uma empresa e o cliente a troca de informações é gigantesca. Diante disso, a empresa precisa criar normas de confidencialidade. Essas têm o objetivo de determinar técnicas e práticas que não deixam o sistema vulnerável. Alguma dessas práticas podem ser:

  • bloquear a função de copiar arquivos nos computadores;
  • recomendar a assinatura de contratos de políticas de confidenciabilidade;
  • cadastrar os dispositivos móveis. 

O uso dessas normas de confidencialidade faz com que o sigilo seja mantido e os riscos de disseminação indevida de informações dos clientes sejam reduzidos. 

Utilize equipamentos adequados para segurança no atendimento

Dados podem ser vazados ou apagados devido à pane no sistema. Nesse sentido, é importante fazer uso de equipamentos modernos que garantam um atendimento com qualidade técnica.

É fundamental não economizar nos esforços de garantir soluções de segurança contra furtos. Dessa forma, a empresa fica longe de enfrentar problemas como computadores infectados com vírus e panes elétricas. 

Faça o treinamento de equipe 

Principalmente quando o assunto envolvido é a tecnologia, é comum que nem todos os colaboradores compreendam de maneira rápida. Por isso é importante reforçar e realizar treinamentos, workshops e palestras.

Esses devem tanto realizar uma introdução sobre os temas de segurança no atendimento quanto ensinar habilidades mais sofisticadas. Seguindo essa lógica, a capacitação permite que os colaboradores tenham uma uniformização dos métodos adotados dentro da empresa. Como resultado desse processo, os colaboradores terão um desempenho correto no cuidado com os dados dos clientes. 

Faça o uso da tecnologia disponível

A tecnologia surgiu nos nossos tempos como uma aliada para garantir que tudo na vida fique mais fácil e também seguro. Nesse sentido, as empresas devem aproveitar da tecnologia disponível para garantir que o atendimento ao cliente seja de fato sigiloso.

É o caso, por exemplo, de utilizar softwares de dados que auxiliam nessa proteção, como a criptografia. Esta faz com que informações sejam ilegíveis para as pessoas não autorizadas. Dessa maneira, somente o atendente responsável por determinada tarefa consegue fazer a liberação de determinada demanda. 

Como uma empresa especializada pode ajudar para garantir a segurança no atendimento

Muitas vezes a empresa tem muitos canais dispersos de atendimento, o que acaba dificultando o controle da troca de informações. Por exemplo, em um atendimento realizado pelo WhatsApp o cliente fornece seus dados. Logo em seguida o mesmo cliente entra em contato por e-mail.

Se não houver um sistema unificado desses canais é bem provável que as informações cadastradas sejam duplicadas, o que aumenta a chance de perda ou vazamento desses dados. 

Considerando isso, uma empresa especializada em inteligência artificial pode oferecer uma experiência omnichannel, que além de ser fácil e personalizada, é bastante segura.

Esse tipo de tecnologia garante o controle e a gestão da informação por meio de um histórico de atendimento centralizado. As vantagens são inúmeras, desde do ponto de vista de aprimorar a experiência do cliente quanto da segurança.

Essas foram algumas informações sobre segurança no atendimento. No atual contexto de pandemia do Covid-19, onde grande parte das empresas estão em trabalho remoto, é preciso reforçar a proteção de dados. Vale a pena intensificar os treinamentos e capacitações para que todos articulem ações sincronizadas e seguras.

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